Politica de Prelucrare a Datelor cu Caracter Personal

Protecția și confidențialitatea datelor dumneavoastră sunt foarte importante pentru noi. Puteți citi în continuare politica noastră de prelucrare a datelor cu caracter personal.

1. DATE DE IDENTIFICARE

Operatorul de date este SC VOLSPED SRL, cu sediul social in Drobeta-Turnu Severin, Str. Aurelian Nr. 1, Jud. Mehedinti, Cod postal 220097, inregistrata la Registrul Comertului cu numarul: J25/744/2007, cod unic de inregistrare RO22885418, telefon (+4) 0740 029 300, fax (+4) 021 780 51 12, adresa de corespondenta: Soseaua Berceni 96, Monaco Towers, Corp A, Etaj 8, Ap. 803, Cod postal 041918, Sector 4, Bucuresti, Romania, denumita in continuare “Compania”.

2. DESPRE POLITICA DE PRELUCRARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Compania doreste sa va informeze cu privire la modul in care prelucreaza datele cu caracter personal in contextul activitatii pe care o desfasoara, precum si cu privire la drepturile pe care le aveti in calitate de persoana vizata, incepand cu data de 25 mai 2018 (data intrarii in vigoare a Regulamentului de Protectie a Datelor cu Caracter Personal, in engleza GDPR - General Data Protection Regulation).

Protejarea sigurantei si securitatii datelor dumneavoastra cu caracter personal este foarte importanta pentru noi, prin urmare activitatile pe care le desfasuram sunt in conformitate cu legislatia aplicabila referitoare la protectia sigurantei si securitatii datelor. Scopul acestei Politici de Prelucrare a Datelor cu Caracter Personal este de a stabili masurile tehnice si organizatorice adecvate si responsabilitaile angajatior Companiei cu atributii de prelucrare a datelor cu caracter personal, pentru indeplinirea obligatiilor referitoare la garantarea si protejarea drepturilor si libertatilor fundamentale ale persoanelor fizice, in special a dreptului la viata intima, familiala si privata, cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal.

Accesand site-ul nostru, www.volsped.ro , toti utilizatorii sunt de acord sa respecte termenii de utilizare si legislatia in vigoare.

In conformitate cu prevederile legale pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date, Compania prelucreaza date cu caracter personal, in scopuri legitime, in scopuri de comunicari de marketing direct si ofertare, pentru cercetari, analize, studii de masurare a satisfactiei clientilor si feedback de la clienti, pentru luarea deciziilor in mod automat si crearea de profiluri in mod automat, precum si pentru desfasurarea activitatilor de prestare a serviciilor de transport / expeditii si mutari.

Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizeaza prin mijloace mixte (manuale si automate), cu respectarea cerintelor legale si in conditii care sa asigure securitatea, confidentialitatea si respectarea drepturilor persoanelor vizate.

Compania certifica faptul ca indeplineste cerintele minime de securitate a datelor cu caracter personal si se supune regulilor generale din prezenta Politica de Prelucrare a Datelor cu Caracter Personal.

3. DE UNDE AVEM DATELE DUMNEAVOASTRA CU CARACTER PERSONAL SI CUM LE COLECTAM

Prelucram datele cu caracter personal pe care ni le furnizati dumneavoastra, in mod direct sau indirect (de exemplu prin imputernicit sau alte persoane care va reprezinta in relatiile cu Compania), sau pe care noi le generam ori le deducem ca urmare a interactiunii cu dumneavoastra prin oricare din canalele de comunicare cu Compania. Putem colecta datele dumnevoastra personale in urmatoarele momente:

  • Atunci cand dumneavoastra sau societatea dumneavoastra solicitati o oferta comerciala de la noi sau utilizati oricare dintre serviciile noastre
  • Atunci cand va trimitem o cerere de oferta, o solicitare venita din partea unui client al Companiei
  • Atunci cand ne contactati sau va contactam prin telefon, email, chat sau prin alte mijloace electronice sau in scris sau cand ne furnizati alte informatii, inclusiv in conversatii cu angajatii nostri
  • Atunci cand dumneavoastra sau societatea dumneavoastra navigati, completati un formular sau faceti o solicitare sau interactionati in alt mod pe site-ul nostru sau pe alte platforme online
  • Cand participati la evenimente organizate de Companie
  • Pentru recrutare si selectie

Putem de asemenea obtine si prelucra datele dumneavoastra cu caracter personal inclusiv din surse externe , cum ar fi:

  • Platforme online (social media si Internet) accesibile publicului
  • Parteneri comerciali, in special furnizori de servicii pentru Companie (de exemplu companii care comercializeaza baze de date sau companii care furnizeaza servicii de acces la burse de transport)
  • Persoane fizice - de exemplu daca anumite persoane fizice va recomanda serviciile noastre si ne trimit datele dumneavoastra cu caracter personal

Refuzul de a furniza Companiei datele dumneavoastra cu caracter personal poate determina, in anumite situatii, imposibilitatea intrarii in relatie cu Compania sau a contractarii serviciului dorit.

4. CATEGORII DE DATE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRATE

In procesul de administrare a acestui site, Compania va colecta si va prelucra anumite informatii (“date cu caracter personal”) despre persoane fizice identificate sau care pot duce la identificarea unor persoane fizice, care sunt furnizate de utilizatorii acestui site direct sau indirect, cum ar fi:

  • Datele de identitate si de contact, inclusiv numele, prenumele, sexul, adresa postala, adresa de email, numarul de telefon, data nasterii, codul numeric personal, seria si numarul cartii de identitate, copie dupa cartea de identitate, semnatura, bunurile detinute in proprietate, fotografii si alte date personale referitoare la preferintele dumneavoastra relevante pentru serviciile noastre;
  • Datele financiare si de plata, inclusiv numarul dumneavoastra de cont, moneda, banca la care este deschis contul si alte date necesare pentru procesarea platilor si prevenirea fraudei;
  • Informatii despre afaceri, inclusiv informatii furnizate in cursul relatiei contractuale sau furnizate in mod voluntar de dumneavoastra sau organizatia dumneavoastra;
  • Datele de profil si de utilizare, inclusiv preferintele dumneavoastra in primirea informatiilor de marketing de la noi, preferintele dumneavoastra de comunicare si informatii despre modul în care utilizati site-ul nostru;
  • Datele tehnice, inclusiv informatiile colectate in timpul vizitelor dumneavoastra pe site-ul nostru, adresa IP (Internet Protocol), tipul si versiunea browserului, sistemul de operare, tipul dispozitivului, setarea fusului orar si alte detalii despre vizita dumneavoastra pe site-ul nostru si despre resursele pe care le accesati;
  • Datele rezultate in urma inregistrarii audio a convorbirilor telefonice (continut si metadate).

5. SCOPURI SI TEMEIURI IN CARE PRELUCRAM DATELE CU CARACTER PERSONAL

Prelucram datele cu caracter personal in urmatoarele scopuri: vanzari prin intermediul comenzilor plasate de dumneavoastra catre Companie (preluare, confirmare, onorare, facturare, anulare si altele), cercetare interna sau de piata, masurarea eficientei campaniilor publicitare, alte scopuri generale de afaceri, reclama, marketing si publicitate, pentru realizarea de comunicari de marketing sub forma de newsletter, prin email, SMS, telefon, platforme de marketing online, implicand si profilarea clientilor / potentialilor clienti in functie de interesele manifestate, intretinerea relatiei cu clientii / potentialii clienti prin telefon si prin email (inclusiv dar fara a se limita la: intrebari despre servicii, reclamatii, intrebari generale).

Cercetari, analize, studii de masurare a satisfactiei clientilor si feedback de la clienti

Vom prelucra datele dumneavoastra cu caracter personal atunci cand decideti sa participati la studiile noastre de piata, la analizele privind gradul de satisfactie a clientilor sau atunci cand ne furnizati feedback-ul dumneavoastra cu privire la serviciile noastre. Datele cu caracter personal vor fi prelucrate in scopul mentionat mai sus doar pe baza consimtamantului dumneavoastra, avand de asemenea in vedere interesul nostru legitim de a ne ajuta sa intelegem nevoile clientilor cu privire la serviciile noastre. Participarea dumneavoastra la astfel de studii este voluntara, fiind alegerea dumneavoastra daca ne furnizati sau nu datele cu caracter personal, prin completarea formularelor de participare de pe site-ul nostru sau alte formulare similare furnizate in cadrul respectivelor studii.

Statistici si alte studii interne

Suntem preocupati de imbunatatirea constanta a calitatii serviciilor noastre si de monitorizarea relatiei contractuale cu clientii Companiei. In baza interesului nostru legitim, utilizam datele pe care le colectam de la clienti sau alte date pe care le generam din datele primite pentru diverse statistici, analize si studii interne in format anonimizat.

Comunicari de marketing direct

Vom prelucra datele dumneavoastra cu caracter personal pentru a va informa despre serviciile noastre, ofertele promotionale si pentru abonarea la buletinele informative (newslettere). Ca regula generala, datele cu caracter personal vor fi prelucrate in scopuri de comunicari de marketing direct doar cu consimtamantul dumneavoastra si prin utilizarea canalelor de comunicare (de exemplu email, telefon, adresa postala etc.) cu care ati fost de acord atunci cand v-ati exprimat consimtamantul. In fiecare mesaj de marketing pe care vi-l trimitem, va vom oferi posibilitatea de a va opune utilizarii adresei dumneavoastra de email (vom include optiunea de “Dezabonare”).

Luarea deciziilor in mod automat si crearea de profiluri in mod automat

Datele dumneavoastra cu caracter personal sunt supuse unor procese decizionale automatizate, inclusiv crearea de profiluri. Scopul acestui tip de prelucrare este de a va transmite mesaje personalizate in baza interesului legitim al Companiei. Criteriile si algoritmii pe care Compania ii considera relevanti pot varia de-a lungul timpului.

Activitati de recrutare

In vederea transmiterii rapide a candidaturii dumneavoastra pentru un post in cadrul Companiei, puteti utiliza sectiunea noastra creata pe site in acest sens si disponibila la acest link: https://volsped.ro/cariera/

Datele si documentele dumneavoastra vor fi utilizate exclusiv pentru prelucrarea cererii dumneavoastra, respectiv pentru a identifica un post corespunzator disponibil in cadrul Companiei. Acestea sunt salvate in baza noastra de date, sunt protejate impotriva accesului neautorizat si sunt prelucrate in conformitate cu legislatia in vigoare privind prelucrarea datelor cu caracter personal.

6. DIVULGAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL CATRE TERTI

Compania utilizeaza serviciile mai multor parteneri contractuali, atat pentru serviciile principale cat si pentru serviciile auxiliare. Unii dintre acesti parteneri au calitatea de persoane imputernicite si sunt activi in domenii ca transporturi, marketing, tehnologia informatiei, studii de piata, curierat, servicii juridice, de consultanta, de contabilitate etc. iar acestora le pot fi transmise datele dumneavoastra cu caracter personal pentru a fi utilizate in limitele obligatiilor pe care si le-au asumat fata de Companie. Datele cu caracter personal pe care le transmitem catre persoanele imputernicite de Companie sunt limitate la datele cu caracter personal minime care sunt necesare pentru prestarea respectivelor servicii si le solicitam acestora sa nu utilizeze datele dumneavoastra cu caracter personal in niciun alt scop.

Datele dumneavoastra cu caracter personal pot fi transmise catre terti si in urmatoarele situatii:

  • Autoritati publice, companii de audit sau institutii cu competente in realizarea de inspectii si controale asupra activitatii si a activelor companiei, care solicita Companiei sa furnizeze informatii, in virtutea obligatiilor legale ale acesteia din urma
  • Pentru respectarea unei cerinte legale sau pentru protejarea drepturilor si a activelor Companiei sau alte entitati sau persoane, precum instante de judecata.

Persoanele si entitatile carora le putem distribui datele dumneavoastra cu caracter personal sunt urmatoarele:

  • In scopul prestarii serviciilor de transport sau de mutari, putem transmite datele dumneavoastra cu caracter personal catre subcontractori / furnizori de servicii de transport sau de mutari;
  • In scopul navigarii pe site-ul web si in scopuri referitoare la utilizarea cookie-urilor, putem transmite datele dumneavoastra cu caracter personal catre furnizorii de servicii de analiza si de motoare de cautare pentru ca acestia sa furnizeze servicii de intretinere a site-ului nostru;
  • Pentru desfasurarea campaniilor promotionale, precum si pentru analizarea rezultatelor acestora, putem transmite datele dumneavoastra cu caracter personal catre agentii de publicitate si marketing sau agentii de media digitala sau agentii de retele de socializare;
  • Pentru comunicarile de marketing direct, putem transmite datele dumneavoastra cu caracter personal catre agentiile de publicitate si marketing care realizeaza comunicarea in numele Companiei;
  • Pentru realizarea de cercetari, analize, studii de masurare a satisfactiei clientilor sau pentru a obtine feedback de la clientii nostri cu privire la serviciile noastre, putem transmite datele dumneavoastra cu caracter personal catre furnizori de servicii de studii de piata privind clientii.

7. TRANSFERUL DATELOR CU CARACTER PERSONAL IN STRAINATATE

Transferul datelor cu caracter personal in strainatate se face, ca regula generala in situatia in care este necesar pentru executarea unui contract incheiat intre persoana vizata si Companie sau pentru executarea unor masuri precontractuale sau atunci cand transferul este necesar pentru incheierea sau pentru executarea unui contract incheiat ori care se va incheia, in interesul persoanei vizate, intre Companie si un tert.

8. PERIOADA PENTRU STOCAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Vom stoca datele dumneavoastra cu caracter personal pe perioada de timp necesara pentru indeplinirea scopurilor de prelucrare mentionate mai sus, cu respectarea in acelasi timp a cerintelor legale in vigoare.

Daca ne sunteti client, vom pastra datele dumneavoastra cu caracter personal, ca regula generala, pe intreaga durata a raporturilor contractuale cu Compania, la care se adauga o perioada suplimentara de minim 10 (zece) ani.

In cazul in care Compania va stabili ca are un interes legitim sau o obligatie legala de a prelucra in continuare datele dumneavoastra cu caracter personal in alte scopuri, veti fi informati in mod corespunzator in acest sens. Odata ce aceasta perioada expira, iar Compania nu mai are motive legale sau legitime de a prelucra datele dumneavoastra cu caracter personal, datele vor fi sterse in conformitate cu procedurile acesteia, care pot implica arhivarea, anonimizarea sau distrugerea datelor.

9. PRELUCRAREA DATELOR COPIILOR CU VARSTA DE SUB 16 ANI

Toate activitatile de prelucrare a datelor cu caracter personal mentionate in aceasta Politica se refera exclusiv la persoane care au cel putin 16 ani. Utilizarea sistemelor, precum si a rezultatelor prelucrarii este interzisa cu privire la copiii care nu au implinit aceasta varsta fara consimtamanul parintilor / reprezentantilor legali ai acestora. In cazul in care, in ciuda eforturilor noastre rezonabile de prevenire, o astfel de prelucrare are totusi loc, o vom inceta imediat ce observam faptul ca persoanele respective nu au implinit varsta de 16 ani.

10. EXECUTIA COPIILOR DE SIGURANTA

Aplicatiile informatice efectueaza la intervale de timp determinate, in mod automat, un back-up al bazelor de date, pentru o eventuala recuperare a datelor, in cazul pierderii, distrugerii sau disfunctionalitatii aplicatiilor informatice.

Compania stabileste intervalul de timp la care se vor executa copiile de siguranta ale bazelor de date cu caracter personal, precum si ale programelor folosite pentru prelucrarile automatizate. Utilizatorii care executa aceste copii de siguranta sunt numiti de Companie, intr-un numar restrans.

11. DREPTURILE PERSOANELOR VIZATE

In contextul prelucrarii datelor dumneavoastra cu caracter personal, cu exceptia cazului in care legea prevede altfel, aveti urmatoarele drepturi:

  • Dreptul de a fi informat - dreptul de a fi informat cu privire la datele si caracteristicile prelucrarii acestora in relatia dumneavoastra cu Compania
  • Dreptul de acces la date - Compania are obligatia, la cererea transmisa prin orice canal de catre persoanele vizate (clienti, angajati, alte persoane fizice) de a le confirma acestora ce date prelucreaza si in ce conditii
  • Dreptul la rectificarea datelor - Compania are obligatia de a respecta drepturile persoanelor vizate de a obtine fara intarziere rectificarea oricaror date inexacte (eronate sau incomplete) care le privesc
  • Dreptul la stergerea datelor - Compania are obligatia de a sterge datele cu caracter personal fara nicio intarziere, atunci cand persoanele vizate fac o solicitare in acest sens. In plus, atunci cand Compania a facut publice datele a caror stergere se solicita si persoana vizata cere inclusiv stergerea acestor date de la orice destinatar, Compania este obligata sa asigure informarea destinatarilor datelor cu privire la o astfel de solicitare
  • Dreptul la restrictionarea prelucrarii datelor - Persoana vizata are dreptul de a obtine din partea Companiei restrictionarea prelucrarii, respectiv limitarea acesteia (cu exceptia stocarii propriu-zise) strict la prelucrarile cu care persoana vizata este de acord si / sau strict la prelucrarile necesare in scopul constatarii, exercitarii sau apararii unui drept in instanta sau pentru protectia drepturilor unei alte persoane fizice sau juridice sau din motive de interes public important al Uniunii sau al unui stat membru
  • Dreptul la portabilitatea datelor - Compania este obligata sa asigure:
    • Transmiterea datelor primite de la persoana vizata intr-un format accesibil la cererea acesteia si
    • Transmiterea datelor catre alti operatori la cererea persoanei vizate, incidenta cand urmatoarele conditii cumulative sunt indeplinite:
      • Prelucrarea se bazeaza pe consimtamant sau este necesara pentru executarea unui contract la care persoana vizata este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate inainte de incheierea unui contract si
      • Este realizata prin mijloace automate (nu in forma fizica / hartie, ci prin orice mijloace automatizate)
  • Dreptul de opozitie la prelucrarea datelor - Persoanele vizate pot sa se opuna oricand la prelucrarea datelor lor cu caracter personal:
    • Din motive legate de situatia particulara in care se afla, operatiunilor de prelucrare desfasurate in temeiul necesitatii prelucrarii pentru indeplinirea unei sarcini care serveste unui interes public cu care este investita Compania; si / sau prelucrarilor efectuate in temeiul intereselor legitime urmarite de Companie sau o parte terta a datelor cu caracter personal, inclusiv crearii de profiluri;
    • Fara motive si justificare, in cazul prelucrarii datelor in comunicari de marketing direct.
  • Dreptul de a nu fi supus unor decizii automatizate, inclusiv profilarea - Persoanele vizate au dreptul ca datele lor cu caracter personal sa nu fie prelucrate in contextul luarii unor decizii automatizate.

In situatia in care considerati ca exista o problema in modul in care Compania prelucreaza datele dumneavoastra cu caracter personal, aveti dreptul sa faceti plangere la Autoritatea Nationala pentru Supravegherea Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

Drepturile referitoare la prelucrarea datelor dumneavoastra cu caracter personal pot fi exercitate in orice moment. Pentru exercitarea acestor drepturi, va incurajam sa adresati o solicitare prin posta la adresa: Soseaua Berceni 96, Monaco Towers, Corp A, Etaj 8, Ap. 803, Cod postal 041918, Sector 4, Bucuresti, Romania sau prin email la office@volsped.ro.

In cazul in care doriti sa va retrageti consimtamantul cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastra personale in scopuri legate de comunicarile de marketing direct, aveti in orice moment posibilitatea de a utiliza optiunea de “Dezabonare” care este inclusa in toate comunicarile de marketing direct.

12. RETRAGEREA CONSIMTAMANTULUI

Va puteti retrage consimtamantul oricand, adresandu-va in scris catre noi, la adresa la adresa de email office@volsped.ro sau la adresa postala: Soseaua Berceni 96, Monaco Towers, Corp A, Etaj 8, Ap. 803, Cod postal 041918, Sector 4, Bucuresti, Romania.

13. SECURITATEA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Compania va depune toate eforturile rezonabile pentru a va proteja datele cu caracter personal aflate in posesia sau sub controlul nostru si ia masurile tehnice si organizatorice adecvate in vederea asigurarii unui nivel de securitate corespunzator riscului cu diferite grade de probabilitate si gravitate pentru drepturile si libertatile persoanelor fizice.

Incalcarea securitatii datelor cu caracter personal inseamna o incalcare a securitatii care duce, in mod accidental sau ilegal la:

  • Distrugerea (se refera la situatia in care datele nu mai exista ori nu mai exista intr-o forma in care sa le faca utilizabile de catre Companie)
  • Pierderea (are in vedere situatia in care datele pot sa existe, insa Compania a pierdut controlul sau accesul la date)
  • Modificarea (situatia in care datele sunt corupte sau modificate in alt mod, astfel incat ele nu mai sunt complete)
  • Divulgarea neautorizata a datelor cu caracter personal transmise, stocate sau prelucrate intr-un alt mod (situatia in care datele au fost transmise catre ori accesate de catre persoane neautorizate sa primeasca sau sa acceseze datele cu caracter personal) sau la
  • Accesul neautorizat la acestea.

Daca s-a documentat existenta unui incident de securitate, Compania va analiza riscurile pe care le implica acel incident pentru drepturile si libertatile persoanelor vizate.

Daca exista un astfel de risc evident, atunci Compania va notifica Autoritatea de Supraveghere.

Daca riscul identificat este unul ridicat, atunci Compania va informa si persoana vizata cu privire la respectivul incident de securitate.

14. MODIFICARI ALE POLITICII DE PRELUCRARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Prezenta Politica de Prelucrare a Datelor cu Caracter Personal poate suferi modificari in timp. In situatia in care modificarile sunt semnificative, veti primi o nota de informare cu privire la realizarea acestor modificari, la adresa de email pe care ne-ati furnizat-o.

15. COORDONATE DE CONTACT

Toate intrebarile pe care le aveti referitoare la prezenta Politica Prelucrare a Datelor cu Caracter Personal pot fi trimise in atentia Responsabilului cu Protectia Datelor, la adresa de email office@volsped.ro sau la adresa postala: Soseaua Berceni 96, Monaco Towers, Corp A, Etaj 8, Ap. 803, Cod postal 041918, Sector 4, Bucuresti, Romania.

Ultima actualizare: 17 august 2018