Client cauta firma de mutari
Impachetarea bunurilor fragile
March 19, 2016
Cateva sfaturi pentru impachetarea bunurilor personale
July 20, 2016

Sfaturi pentru mutarea firmei

Planificarea mutarii firmei
Relocarea firmei este un proces mult mai complicat si stresant decat mutarea unui locuinte pentru ca nu se muta doar mobila si echipamentele IT, ci intregul business, iar de aici incepe pregatirea planului de organizare pentru mutare. Daca sunteti responsabil cu organizarea mutarii si nu ati mai facut niciodata acest lucru, va vin cu ajutor cu o lista de lucruri pe care sa le aveti in vedere in planificarea mutarii.

  • In primul rand planificati perioada in care sa efectuati mutarea. Daca deja ati gasit un nou spatiu, verificati cand expira contractul la actualul sediu si care este daca cu care incepe contractul la noul sediu. Astfel, o sa stiti exact cand trebuie stabilita data mutarii si veti avea timp sa anuntati toti colegii, echipa IT pentru demontarea rack-urilor, precum si sa spuneti firmelor de mutari care este ziua dorita pentru mutarea sediului.
  • Cu ajutorul unui calendar realizati un plan de mutare in care sa scrieti ce trebuie sa faceti in fiecare zi pentru ca mutarea sa nu va surprinda nepregatiti. Verificati daca proiectele in curs de desfasurare nu intampina dificultati in implementare pe parcursul procesului de mutare al firmei. Este important sa va dati seama de la inceput care sunt schimbarile pe care o mutare le poate aduce in munca desfasurata in cadrul companiei.
  • Stabiliti pentru fiecare pas al planului de mutare un termen limita pe care sa va concentrati, astfel incat totul sa corespunda asteptarilor dumneavoastra. Nu incepeti sa impachetati documentele decat cu cateva zile inainte de mutare, pentru a evita neplacerile care por interveni cand veti avea nevoie de un document deja impachetat.
  • Ocupati-va din timp de toate formalitatile cu mutarea sediului cum ar fi: schimbarea/adaugarea adresei in documentele firmei la Registrul Comertului, instiintarea furnizorilor de servicii (internet, telefonie, curierat, apa, cafea, curent etc.) cu privire la modificarea adresei si stabilirea zilei cand se va face transferul serviciilor la noua locatie.
  • Distribuiti din timp sarcinile cuvenite fiecarul angajat in parte. Puteti organiza o echipa care sa se ocupe de organizarea mutarii, in timp ce restul pot finaliza proiectele in derulare sau munca de zi cu zi. Fiecare membru al echipei trebuie sa stie exact ce are de facut si care este termenul limita.
  • Intre timp va puteti ocupa de gasirea unei firme de mutari care sa se ocupe de relocarea sediului. Solicitarea mai multor oferte de pret este un lucru foarte bun, dar nu este suficient. Verificati licentele, asigurarile, reputatia, feedback-urile si experienta firmelor de mutari la care ati apelat. Este dificil sa stati sa cautati date despre fiecare firma de mutari careia ii solicitati o oferta de pret, dar cand veti lua o decizie buna veti sti ca timpul a meritat.
  • Cand stabiliti o intalnire cu un reprezentant al firmei de mutari, asigurati-va ca aveti o lista de servicii pe care le doriti si asigurati-va ca toate solicitarile dumneavoastra sunt scrise si incluse in pretul din oferta. De asemenea, efectuati impreuna planul de mutare pentru ca o persoana pregatita si cu experienta va poate da sfaturi si informatii importante.
  • Daca ati ales firma de mutari care sa se ocupe de mutarea sediului le puteti solicita livrarea unui numar de cutii pentru impachetarea documentelor importante sau pentru colegii care doresc sa imi impacheteze singuri lucrurile personale de pe birouri.
  • Nu uitati sa cautati din timp si o firma de curatenie care sa vina in urma echipei de mutari la vechiul sediu. Este mai simplu asa, economisiti timp daca programati ambele servicii in aceeasi zi.
  • Pregatiti-va pentru ziua mutarii. Recapitulati cu colegii care sunt sarcinile lor: cine ramane la adresa de plecare, cine eticheteaza scaunele, birourile si PC-urile cu numele colegilor, cine asteapta echipa de mutari la noul sediu etc.
Sfaturile date sunt unele generale, fiecare mutare este diferta si are particularitatile ei, insa este bine sa le parcurgeti si sa faceti un plan de mutare din timp.